Journalen

Det overordnede ansvar for journalområdet ved Ingeniørhøjskolen er placeret i ASE sekretariatet. Den daglige journalfunktion varetages af Christina Kirkegaard Dose.

Officielle mails til ase@au.dk behandles og journaliseres. Post adresseret til Ingeniørhøjskolens lokationer betragtes generelt som tjenstlig post og åbnes og journaliseres - også breve med navne på medarbejdere - med mindre de er mærket "privat" eller stilet til tillidsrepræsentant. 

Hvorfor journalisere?

Som statslig institution er vi inden for den offentlige forvaltning omfattet af

  • Forvaltningsloven – retten til aktindsigt kræver dokumentation af sagsgange
  • Offentlighedsloven – forpligter journalisering af dokumenter, der har en betydning for sagen
  • Arkivloven – pligt til anvendelse af arkivsystem og krav om aflevering af visse dokumenter
  • Persondataloven – krav om behandling af personoplysninger

Hvad skal journaliseres?

Dokumenter som forpligter ASE/AU fagligt eller administrativt skal journaliseres, herunder dokumentation for beslutningsgrundlaget. Det kan f.eks. være:

  • Samarbejdsaftaler
  • Ansøgninger udviklingsmidler
  • Projekter
  • Referater af møder i eksterne udvalg
  • Interne mødereferater (enhedens virke)
  • Sommerskoler
  • Personale- og studentersager

Er du i tvivl om, hvorvidt noget skal gemmes, så kan du spørge dig selv:

  1. Er denne information relevant for sagen?
  2. Vil jeg eller en kollega senere få brug for denne information?
  3. Vil denne information være vigtig ved en aktindsigt?

Kan du svare ja til et af spørgsmålene, så skal du gemme.

Hvordan journaliseres?

ASE har benyttet sig af elektronisk journalisering siden 1. januar 2009.

Indeværende arkivperiode begynder 1. december 2016. Dokumenter fra den dato findes i journalsystemet WorkZone, hvor der løbende bliver journaliseret for hele AU. 

Dokumenter fra perioden 01.01.2009 til 30.11.2016 er afleveret til Statens Arkiver og er en afsluttet elektronisk arkivperiode for hele AU. Alle dokumenter fra Ingeniørhøjskolens journalsystem FICS er således konverteret hertil. Læs mere om afsluttede arkivsystemer og tilgå systemet her.

Papirarkivalier før 1.1.2009 er afleveret til Rigsarkivet.

­­


Adgang til WorkZone sker via Christina Kirkegaard Dose.

HR IT har den tekniske support til WorkZone. Læs mere om hjælp til WorkZone her.

Hvem journaliserer?

Sekretariatet og studieområdet ASE journaliserer på daglig basis i WorkZone.

Forskere/projektansvarlige skal sikre, at alt relevant materiale bliver journaliseret. Sagen, hvorpå dokumenterne gemmes, oprettes af Christina Kirkegaard Dose. Der skal oprettes en sag for hvert projekt.

Andre, som via deres sagsbehandling har dokumenter som forpligter ASE, sender dokumenterne til  journalen@ase.au.dk til journalisering. Undtagen er dokumenter vedr. de studerende, som sendes til retningssekretæren i studieområdet ST Uddannelse ASE.