Du er her: AU  Medarbejdere Institutter  ASE medarbejderportal Til undervisere Procedure for eksterne forsknings- og udviklingsprojekter

Procedure for eksterne forsknings- og udviklingsprojekter

Nedenstående beskriver den intern procedure for gennemførsel af et forsknings- og udviklingsprojekt med ekstern bevilling ved Ingeniørhøjskolen Aarhus Universitet.

Flowdiagram for et forsknings- og udviklingsprojekt med ekstern bevilling.

Projektide

Ethvert projekt bygger på en projektidé, som typisk opstår via:

  • Konkret forespørgsel fra ekstern virksomhed, offentlig institution eller andre institutter på AU
  • I samarbejde med ekstern virksomhed, offentlig institution eller andre institutter på AU
  • Internt på Ingeniørhøjskolen Aarhus Universitet (ASE)

Kort beskrivelse af ideen, ca. en side, som diskuteres med Udviklingschefen.


Sammensætte projekt

Ved sammensætning af et projekt skal man have styr på følgende parametre:

Parameter

Noter

Partnere/konsortium

Inkluder kun de partere, som er nødvendige for projektets gennemførsel.

Forfine projektidé

Sammen med projekts partnere forfines projektets idégrundlag i denne fase

State-of-the-art

Der skal foretages en undersøgelse af kendt teknik, eksisterende forskningsresultater, konkurrerende virksomheder inden for området.

Business case

En stærk business case er nødvendig for at tiltrække eksterne midler – specielt hvis projektet har et kommercielt sigte. Det kan også være en samfundsmæssig business case.

Projektplan

En overordnet projektplan med de vigtigste milestene udarbejdes.

Forventningsafstemning

For at undgå samarbejdsproblemer, når projektet eventuelt bliver bevilget, så er en tidlig forventningsafstemning vigtigt. Det er især vigtigt, hvis der indgås et projekt med private virksomheder, som ikke tidligere har arbejdet sammen med ASE. Der er ofte en urealistisk forventning fra virksomhedernes til det, ASE kan levere. Der kan også være en urealistisk forventning om at få rettighederne til resultaterne gratis, eller i hvert fald under markedspris, hvis det er et samfinansieret forskningsprojekt. Her er det vigtigt at understrege, at ASE ikke kan eller vil produktmodne konceptidéer. ASE vil kun kunne bidrage med prototyper og viden. Til at understøtte dialogen kan man med fordel benytte ASE slidesæt omkring erhvervssamarbejde.

Fonde

Undersøge hvilke fonde, der vil kunne understøtte projektidéen, og deres ansøgningsprocedure, ansøgningsfrister, beløbsstørrelser, overhead, selvfinansiering, succesrate, hvem/hvad de støtter og hvem der får tildelt/administrerer bevillingen. Forskningsstøtteenheden på AU vil kunne hjælpe med at finde den rigtige fond til projektet.

Projekttype

Det skal afklares, om projektet kategoriseres som et kommercielt (indtægtsdækket virksomhed) eller ikke-kommercielt projekt. Det vil have indflydelse på budget/økonomi og samarbejdsaftalen. Læs ”Miniguide om kommerciel eller ikke-kommerciel aktivitet” og følg deres anbefalinger. Hvis man er i tvivl, så kan man med fordel kontakte kontraktteamet i ET (Erhvervssamarbejde og Teknologioverførsel, AU Forskning og Eksterne Relationer).

Budget/økonomi

Der skal udarbejdes et budget, som afspejler den samlede økonomi for ASE (selvfinansieringsgrad, overhead, overskud). For kommercielle projekter skal der minimum være 113% i overhead på de direkte lønomkostninger. Budgettet skal godkendes af Økonomi Controller og Direktør for Ingeniørhøjskolen Aarhus Universitet – specielt, hvis der opereres med en delvis selvfinansiering.

Udkast til samarbejdsaftale

I denne fase er det vigtig at få afklaret de grundlæggende ønsker fra alle parterne omkring indhold til en samarbejdsaftale.  Specielt skal patentrettigheder afklares ved ikke-kommercielle projekter. Kontraktteamet hos ET skal i denne del af processen kontaktes for at udarbejde et udkast til aftale, eller for at vurdere/kommentere virksomhedens aftaleudkast. ET forhandler aftalen på plads på vegne af universitetet med sparring fra de involverede forskere. Det er også muligt at gøre brug af AU’s fast-track-aftaler, se nedenfor.

I nogle projekter er det også nødvendigt at lave en databehandleraftale som et tillæg til samarbejdsaftale.

Relation til ASE forsknings- og udviklingsstrategi

Afklare hvorledes projektet understøtter den faglige udvikling ift. medarbejder, uddannelse og/eller faglige fokusområder.

I processen med at sammensætte et projekt kan man med fordel beskrive de enkelte parametre på bulletform og vente med at skrive ansøgningen, indtil man har det grundlæggende på plads.


Skrive ansøgning

Hvis man har lavet et grundigt forarbejde omkring sammensætningen af projektet, så bliver arbejdet med at skrive projektansøgningen enklere.

Mød kravene

Ansøgningen skal skrives til en specifikt fond og et specifikt ”call”. Her er der typisk en template for projektansøgningen med nogle meget specifikke krav til indhold og tekstlænge. Det er vigtigt, at man kan svare fyldestgørende og præcist på alle de spørgsmål og krav, der er tilknyttet det specifikke ”call”. Konkurrencen er typisk meget hård, og hvis man ikke kan opfylde alle de krav, der stilles, så forringer det chancen for succes.

Målret ansøgningen

Ansøgningens fokus skal målrettes dem, som skal læse ansøgningen, så den er interessant for modtageren. Til forretningsfolk skal ansøgningen have fokus på innovation og business case, mens forskere i højere grad har fokus på de forskningsmæssige kvaliteter af ansøgningen.

Vær opmærksom på sproget

Sproget i ansøgningen skal være fejlfrit og letlæseligt. Før man sender ansøgningen, kan man med fordel få hjælp fra sekretariatet eller en kollega, som er god til det sproglige.

Godkendelse af ansøgningen

Før man sender ansøgningen, skal den godkendes af udviklingschefen og direktøren for Ingeniørhøjskolen Aarhus Universitet. Sørg for at have ansøgningen færdig i god tid før deadline, så der er mulighed for et ordentlig review.

Budget

Ansøgningerne indeholder typisk et budget, som skal godkendes af udviklingschefen, økonomi controller og direktør for Ingeniørhøjskolen Aarhus Universitet.

Tilknyttede nøglepersoner

De fleste ansøgninger indeholder en liste af nøglepersoner med tilhørende CV’er. Alt efter ansøgningstype kan det være en fordel at inkludere personer, som har erfaring med den ansøgte type projekter. Fondene kigger efter holdet og om der er tilstrækkelig erfaring blandt nøglepersonerne. F.eks. vil det være vanskeligt at få tildelt midler til grundforskning uden en tilstrækkelig forskningstyngde blandt nøglepersonerne.


Sende ansøgning

Vær opmærksom på følgende i forbindelse med afsendelse af en ansøgning:

  • Før en ansøgning kan sendes, skal den godkendes og eventuelt underskrives af direktør for Ingeniørhøjskolen Aarhus Universitet.
  • Projektet skal oprettes i ReAp
    ReAp er en database for hele ST, hvor ledelsen og Dekanen kan få et overblik over aktivitet og midler fra eksterne projekter.
  • Parallelt sendes ansøgningen til projektøkonomen, som sørger for at lægge projektet ind i ReAp.
  • For nogle calls består ansøgningsproceduren af flere runder, hvor man f.eks. skal lave en uddybende ansøgning eller en præsentation i næste runde.
  • Journalisering af alle ansøgninger med bilag til journalen@ase.au.dk

Bevillingsbrev

Hvis ansøgningen bliver bevilget, modtager man et bevillingsbrev. Bevillingsbrevet er grundlaget for at oprette ansøgningen i økonomisystemet.

Bevillingsbrevet sendes til projektøkonomen. Det er vigtigt at bevillingsbrevet underskrives af Direktør for Ingeniørhøjskolen Aarhus Universitet og projektlederen

Husk journalisering af alle dokumenter: journalen@ase.au.dk

Husk ReAp skal opdateres, også ved afslag.  Kopi af afslag til projektøkonomen.


Samarbejdsaftale

Før projektet kan oprettes i økonomisystemet, skal der udarbejdes en samarbejdsaftale mellem de involverede partnere. Hvis man har forventningsafstemt hovedlinjerne i samarbejdsaftalen, før man skrev ansøgningen, så vil det gøre processen enklere. ET ønsker at modtage evt. bevillingsvilkår og ansøgninger til brug for udarbejdelse af aftaleudkast målrettet det enkelte projekt.

Samarbejdsaftaler skal godkendes og udarbejdes af det juridiske kontraktteam i ET (Erhvervssamarbejde og Teknologioverførsel) ved Aarhus Universitet. Der er udarbejdet 2 standard ”Fast track aftaler”, som passer til henholdsvis kommercielle og ikke-kommercielle projekter. Fast-track aftalerne er kun påtænkt mindre projekter, hvor AU alene samarbejder med én ekstern samarbejdspartner (virksomhed), og de er som udgangspunkt ikke til forhandling. Fast-track aftalerne skal godkendes af ET inden underskrivelse, og den underskrevne aftale skal ligeledes sendes i kopi til ET til journalisering. Når der er tale om større projekter, samt projekter under bevilling, vil der altid være behov for udarbejdelse og forhandling af projekt-specifik aftale.

Samarbejdsaftalen skal sendes til projektøkonomen.

Husk journalisering af alle dokumenter: journalen@ase.au.dk

I nogle projekter er det også nødvendigt at lave en databehandleraftale som et tillæg til samarbejdsaftalen.

En databehandleraftale skal kunne dokumentere, at reglerne om beskyttelse af personoplysninger bliver overholdt i samarbejdet mellem AU og databehandleren. Derudover skal aftalen sikre, at de registrerede, dvs. de personer, der bliver behandlet oplysninger om, opnår den bedste beskyttelse.

Hvis andre end medarbejdere på AU skal foretage behandling af personoplysninger på vegne af og efter instruks fra AU, skal der indgås en databehandleraftale med databehandleren.

Du kan få bistand til udformning af databehandleraftaler ved at sende en mail til tto@au.dk (Technology Transfer Office ved AU Forskning og Eksterne Relationer).

Underskrevne databehandleraftaler arkiveres hos Technology Transfer Office (TTO) ved AU Forskning og Eksterne Relationer.


Opette projekt

Når både bevillingsbrevet og samarbejdsaftalen er udfærdiget, så kan projektet oprettes i økonomisystemet, og der tildeles et kontonummer (projekt- og aktivitetsnummer).

Projektøkonomen sørger for at oprette projektet.

Kontonummeret skal bruges ved alle udgifter og indkøb i forbindelse med projektet, således at udgifterne bliver konteret korrekt på projektet. Det er vigtigt, at fakturaen videresendes i Indfak til projektøkonomen.


Projektstyring

Der udpeges en projektleder fra ASE (typisk allerede i forbindelse med projektansøgningen), som har ansvaret for ASE’s del af projektet – og i nogle tilfælde også hele projektet, hvis ledelse af hele projektet er tildelt ASE.

Projektlederen skal først og fremmest sørge for den tekniske fremdrift af projektet og styringen af ressourcerne, herunder at der bliver foretaget tidsregistrering i et generelt værktøj, og at alle indkøb bliver påtegnet det oprettede kontonummer, således at indkøbene bliver konteret korrekt i IndFak.

Projektlederen skal også stå for den tekniske afrapportering til fonden.

Projektlederen kan løbende følge økonomien i AURAP.

Husk at informere projektøkonomen om ændringer i projektet (f.eks. projektforlængelse og ændringer i budget og økonomi).


Økonomistyring

Projektøkonomen har følgende ansvarsområder:

  • Sørger for styring af økonomien, at alle udgifter konteres korrekt og at der afrapporteres korrekt til fonden.
  • Holder øje med alle deadlines for afrapportering til fonden og udfærdiger økonomirapporten i god tid, således at der er god tid til et ”review” af projektlederen.
  • Sørger for at indsende rapporterne til fonden til tiden med mindre der er specifikke krav om at det er projektlederen som skal indsende rapporterne.
  • Står for økonomisk rapportering, når projektet er slut, og at det lukkes ned korrekt.
  • Opdaterer budgettet med udgangen af 1. kvartal og 3. kvartal (ØR1 og ØR3) med de faktiske udgifter (løn og fakturerede beløb), således at projektlederen har et overblik over forbruget.
  • Bistår med rådgivning omkring hvilke udgifter, som ikke kan konteres på de enkelte projekter. Det kan være meget forskelligt fra projekt til projekt.

Udkast af 15. januar 2018, af udviklingschef Michael Bergholz Knudsen

Mikael Bergholz Knudsen

Udviklingschef Ingeniørhøjskolen Aarhus Universitet - Elektronik og computerteknologi
122028 / i31