Før rejsen

Bestilling af flyrejser

Den rejsende kan enten selv løse opgaven og bestille billetter direkte på det pågældende flyselskabs hjemmeside eller bruge rejsebureauet Carlson Wagonlit Travel (CWT).

Hvis du bestiller ved det enkelte flyselskab, skal du huske på, at du ikke må købe afbestillingsforsikring o.l. i forbindelse med flyrejsen.

Ønsker du at bruge Carlson Wagonlit Travel (CWT) til booking af flybilletter, skal du være opmærksom på, at CWT tager et gebyr for at løse opgaven. Du skal desuden være opmærksom på, at du skal have oprettet en rejseprofil hos CWT og være oprettet i AURUS.

Hvis du ikke allerede er oprettet kan du udfylde denne blanket.

Du skal bruge samme blanket, hvis du allerede ér AURUS-bruger, men blot mangler at få en rejseprofil. 

Med rejseprofilen får du (samt sekretærer) adgang til at bestille rejser online på CWT's online bookingsystem.

Læs mere om bestilling af flyrejser her

Bestilling af togrejser

Bestilling af hotelværelse

Hotelbooking kan enten gøres direkte hos hotellet eller via Carlson Wagon Lit, der dog tager et gebyr. Når du som ansat på AU skal overnatte på hotel i Danmark, skal du benytte dig af enten AU's hotelaftale eller Moderniseringsstyrelsens hotelaftale. Hvis du skal overnatte på hotel i udlandet, skal du være opmærksom på, at hoteldispositionsbeløbet i udlandet varierer afhængigt af, hvilket land man skal overnatte i. Få mere information herom m.m. via nedenstående link.

AU keditkort

Hvis den rejsende er ansat mindst 18.5 timer pr. uge, er der mulighed for at ansøge om et AU kreditkort. Kreditkortet benyttes hovedsagligt i forbindelse med tjenesterejser og til betaling af rejser, der er booket online. Den rejsende kan ansøge om et AU kreditkort ved at udfylde nedenstående blanket og aflevere det i sekretariatet. Bemærk venligst at der går ca. 3 uger fra bestilling til modtagelse af kreditkortet.

Betaling af rejser

Hvis den rejsende har et AU kreditkort betales rejsen på kortet. Herefter skal betalingen afregnes i AURUS. Hvis den rejsende ikke har et AU kreditkort, betales rejsen på faktura til vores EAN nummer. Husk i denne forbindelse at få påført navn samt projekt- og aktivitetsnummer på fakturaen.
Før booking skal den rejsende sikre sig økonomisk godkendelse ved nærmeste leder, hvis rejsen betales på ASE's projektnummer.

Rejseforsikring

Husk at anmode om et rejseforsikringskort hos ASE's sekretariat, før du foretager din første tjenesterejse.

Du skal blot udfylde denne blanket. Bemærk: blanketten kræver, at der er installeret Adobe Reader på din computer.

Dernæst skal ASE's direktør underskrive blanketten. Med den udfyldte blanket i hånden, kan du hente dit nye forsikringkort i ASE's sekretariat på Navitas eller Katrinebjerg.

Har du et ældre forsikringskort skal du sikre dig, at det har det korrekte CVR-nummer anført. Det skal have AU's CVR-nummer, som er 31119103. Har det ikke det, skal du få det skiftet med det samme, ellers kan det skabe store problemer for dig - eksempelvis ved indrejse til USA eller hvis uheldet er ude.

98934 / i31