Journalen

Det overordnede ansvar for journalområdet ved Ingeniørhøjskolen er placeret i ASE sekretariatet. Den daglige journalfunktion varetages af Christina Kirkegaard Dose.

Officielle mails til ase@au.dk behandles og journaliseres i Journalen. Post adresseret til Ingeniørhøjskolen betragtes generelt som tjenstlig post og åbnes og journaliseres af Journalen - også breve med navne på medarbejdere - med mindre de er mærket "privat" eller stilet til tillidsrepræsentant. 

Hvorfor journalisere?

Som statslig institution er vi inden for den offentlige forvaltning omfattet af

  • Forvaltningsloven – retten til aktindsigt kræver dokumentation af sagsgange
  • Offentlighedsloven – forpligter journalisering af dokumenter, der har en betydning for sagen
  • Arkivloven – pligt til anvendelse af arkivsystem og krav om aflevering af visse dokumenter
  • Persondataloven – krav om behandling af personoplysninger

Journalisering skaber overblik over sagsforløb og understøtter videndeling på tværs af afdelinger. Desuden giver det en hurtig og ensartet sagsbehandling med dokumentation for sagsudviklingen.

Hvad skal journaliseres?

Dokumenter som forpligter ASE/AU fagligt eller administrativt skal journaliseres, herunder dokumentation for beslutningsgrundlaget. Det kan f.eks. være:

  • Samarbejdsaftaler
  • Ansøgninger udviklingsmidler
  • Projekter
  • Referater af møder i eksterne udvalg
  • Interne mødereferater (enhedens virke)
  • Sommerskoler
  • Personale- og studentersager

Hvordan journaliseres?

ASE har benyttet sig af elektronisk journalisering siden 1. januar 2009.

Dokumenter fra perioden 01.01.2009 til 30.11.2016 er afleveret til Statens Arkiver og er en afsluttet arkivperiode for hele AU. Alle dokumenter fra Ingeniørhøjskolens journalsystem FICS er således konverteret hertil. Læs mere om afsluttede arkivsystemer her.

Indeværende arkivperiode begynder 1. december 2016. Dokumenter fra den dato findes i journalsystemet WorkZone, hvor der løbende bliver journaliseret for hele AU. 

Adgang til WorkZone sker via Christina Kirkegaard Dose.

HR IT har den tekniske support til WorkZone. Læs mere om hjælp til WorkZone her.

Hvem journaliserer?

Sekretariatet og studieområdet ASE journaliserer i Captia. Andre, som via deres sagsbehandling har dokumenter som forpligter ASE, sender dokumenterne til  journalen@ase.au.dk til journalisering. Undtagen er dokumenter vedr. de studerende, som sendes til retningssekretæren i studieområdet ASE.

95922 / i31